Administración del tiempo
En las organizaciones se cuenta con recursos materiales, recursos humanos y tiempo. La utilidad y el valor de los otros recursos dependen de su realación con el tiempo. Los recursos materiales y humanos pueden ser aumentados o reemplazados, pero el tiempo es limitado. La correcta estructuracioón del tiempo total de las organizaciones influirá en sus resultados.
Según Murray Butler, existen tres clases de personas:
- Las que hacen que las cosas sucedan.
- Las que miran como las cosas suceden.
- Las que no tienen la menor idea de lo que está sucediendo.
Principios generales
Costo y valor del tiempo.
La pérdida más importante está determinada por el valor dilapidado, el lucro cesante provocado por las oportunidades demoradas o definitivamente perdidas por no ocupar los directivos su tiempo en actividades importantes que sólo ellos pueden realizar y que por lo tanto no son susceptibles de ser delegadas.
Concentración
En lo posible debe planificarse el día incluyendo horas para trabajar sin ser interrumpido.
La concentración tiene particular importancia en las entrevistas. La gente debe sentir que disponemos del tiempo necesario para tratar con ella.
Prioridades
Determinar qué es lo más importante:
- Las acciones que acercan a los objetivos son más importantes.
- Es más importante ocuparse de nuevas oportunidades que de resolver problemas.
Lo importante es previo a lo urgente.
Productividad es la relación entre recursos y resultados.
Pareto afirmó que "en un conjunto dado de elementos finitos, solamente un quinto es relevante y representativo del conjunto, mientras que los cuatro quintos restantes, no lo son". Éste es el llamado "principio de distribución".
Entonces en materia de manejo del tiempo y fijación de prioridades podemos tener en cuenta que el 20% de lo que hacemos en el día, produce el 80% de nuestros resultados.
Medidas concretas
Definición de objetivos
Confeccionar una lista de objetivos a corto, mediano y largo plazo.
La fijación de objetivos implica la elaboración de un Plan de Vida. Las técnicas de plan de vida consisten en "fijar objetivos verificables, mensurables, con plazos para su cumplimiento en cada área de la conducta y para los roles fundamentales".
Una vez fijados los objetivos, debe establecer la prioridad de cada uno, teniendo en cuenta lo expuesto precedentemente sobre prioridades.
Plan de actividades diarios
Establecer objetivos diarios.
Una vez confeccionado el plan, establezca prioridades. Luego haga primero las actividades de alta productividad y luego las triviales de baja productividad.
Delegación
Ver capitulo de Delegación
Decisiones
Distinguir dos tipos de decisiones: las realmente importantes y las rutinarias.
El arte de adoptar decisiones consisten en seleccionar alternativas.
Reuniones
Ver capitulo de Reuniones
Tiempo de lectura
Ud. puede:
Reducir la cantidad de material que lee.
Reducir la cantidad de tiempo empleado en la lectura.
Listas de control
Tiempo de espera
El tiempo de espera de un tren o de un avión y luego el viaje puede representar una excelente oportunidad para disponer de más tiempo para leer del que habitualmente tenemos.
Ideas complementarias
- Ponga límites adecuados a los demás y aprenda a decir "no".
- Sea puntual y exija puntualidad.
- Concéntrese en objetivos y resultados.
- Use agenda y acostúmbrese a anotar en ella todo.
- Evite o disminuya al mínimo posible las actividades de baja productividad.
- No procrastine decisiones ni acciones.
El movimiento Slow
Si uno actúa siempre con lentitud, es un estúpido. No es eso lo que proponemos. Ser lento significa que uno controla los ritmos de su vida y decide qué celeridad conviene en un determinado contexto. Si hoy quiero ir rápido, voy rápido; si mañana quiero ir lentamente, voy lentamente. Luchamos por el derecho a establecer nuestros propios tiempos.
Conclusión
Alan Lakein dijo que el tiempo es vida y que controlar el tiempo es controlar la vida. El que es dueño de su tiempo, es dueño de su vida.