Conducción de reuniones

De las reuniones existen dos visiones extremas y contrapuestas:

• Que sirven para resolver todo.
• Que son una pérdida de tiempo.

Las reuniones tienen su lugar y su papel: examinar los problemas, exponer y escuchar, confrontar las ideas, analizar soluciones, determinar responsabilidades. Son una herramienta de coordinación, de inercamibio de saberes y opiniones, de aprovechamiento del conocimiento disponible y de las capacidades de análisis.

La cuestión clave es cómo se administra el tiempo, tanto del que la convoca como el de los convocados. Que sea un momento de producción, resolución y aprendizaje.

Cuestiones a reflexionar, previas a la planificación de una reunión

¿Para qué convoco a una reunión?

Es fundamental definir, la necesidad que motiva.

Tipos de reuniones

• Relevamiento de información: escuchar opiniones
• Relevamiento de información para la toma de decisiones: me escuchar opiniones contradictorias, promover el debate.
• Informativa: brindar información y garantizar su presencia.
• Creativa: producción de ideas, nuevas alternativas.

Etapas de una reunión

• Preparación: objetivos, duración, asistentes, costo, agenda.
• Apertura: explicar el contexto, generar buen clima.
• Desarrollo: análisis, debate.
• Cierre: conclusiones y análisis de la reunión.

Los 7 pecados de las reuniones

• Nadie se toma en serio la reunión
• Las reuniones son demasiado largas
• La gente se va por las ramas
• Después de la reunión no pasa nada
• No se dice la verdad
• Falta alguna información importante
• Las reuniones no mejoran

Conclusión

Las reuniones pueden ser una herramienta de comunicación muy útil. La planificación de la reunión ayudará a obtener mejores resultados en menos tiempo.